Para escrever bons textos e preparar mensagens claras em português, inglês ou outros idiomas, há maneiras simples e eficientes que você pode adotar no dia a dia, uma delas é o Business writing.
Algumas pessoas acreditam que escrever bem significa apenas não cometer erros de grafia, concordância etc. Nosso aviso: estas pessoas estão equivocadas.
No entanto, quando falamos de Business Writing (em inglês), é preciso que haja clareza, objetividade e que seja relevante. E que tenha propósito – pois atualmente somos inundados por e-mails, mensagens por WhatsApp e outras redes sociais. E, se não está claro o objetivo, quem recebe pode ter a sensação de “e daí? É pra fazer alguma coisa? Tem de responder?”.
Por isso, já para iniciar o nosso artigo, você deve se perguntar (utilizando a técnica dos 5W2Hs)
Quem desejo alcançar com esta mensagem?
O que eu preciso deles?
Por que essa mensagem será importante para eles?
Quais são suas prioridades?
Como devo escrever essa mensagem para que ela impacte positivamente tanto a mim quanto ao meu público?
O “Business Writing” tem a função de gerar uma melhor comunicação e atender um objetivo específico, que serve para:
Informar algo relevante – informações sobre sua empresa, de preferência contendo números, conquistas, etc. Definir o foco da comunicação.
Gerar alguma ação – faça contato conosco, reflita e veja nossas soluções, responda o questionário, anote em sua agenda etc.
Explicar o “como” (“how to”) – como resolver a questão, como iniciar o curso, como abrir uma conta etc.
Definir o prazo e a forma – quando será realizado algo, horário para um encontro ou reunião, estabelecer prazos de algum projeto.
A partir desse ponto, vamos destacar os objetivos e o que deseja que seja realizado pelo seu público. Para isso, apresentamos as 7 características essenciais do Business Writing eficaz
Clareza
Linguagem direta e clara, evitando construções indiretas e entendimentos dúbios. Em inglês se não for sua língua materna, isso facilita muito para chegar ao entendimento.
Objetividade
O que deseja com sua mensagem, com seu e-mail? Tenha bem claro o seu objetivo em mente na hora de escrever o texto ou a mensagem. Use frases curtas, poucas palavras e palavras simples. Entre duas palavras que são sinônimos, escolha a mais simples. Menos é mais.
Concisão
Definição do assunto é a diferença entre ser lido ou descartado Portanto, seja conciso no assunto e evite começos longos e divagações no início do e-mail, por exemplo com saudações exageradas ou assuntos diversos que nada tem a ver com seu objetivo.
Vocabulário pertinente
Quem é seu público? Como deve ser tratado? Cuidado com informalidades demais – ou, por outro lado, formalidades com quem já se tem um grau de aproximação.
Storytelling com Business writing
Anote os fatos e os pontos importantes, além de pensar na motivação do e-mail por exemplo. Organize as informações e crie o seu Storytelling. Pessoas leem melhor histórias do que fatos em si.
Dentro do seu Storytelling, enumere as informações indispensáveis e crie
uma ordem de importância para desenvolver um script de resultado. Essa ordem já dará a você o começo, o meio e o fim e ajudará no Storytelling.
Comunicação com foco em quem recebe
Por isso, quando você escreve, o foco está em que lê. Portanto, não fale só de você, dirija seu texto para seu público e se preocupe com ele.
CTA – Call to Action (chamada à ação)
Prepare perguntas no início, meio e fim para construir uma narrativa que crie engajamento. Escreva com um claro CTA em mente.
Uma chamada à ação clara é vital se você quiser causar impacto e gerar resultados. Afinal, definir claramente suas expectativas ou fazer um “pedido” ao seu público faz mais do que influenciar o comportamento. Também permite que você se conecte diretamente com seu público, que provavelmente apreciará sua clareza.
E, para finalizar sua mensagem ou seu e-mail, lembre. Se você fecha seu texto, por exemplo, somente e agradecendo e incluindo o tão famoso “Looking forward to”, quem recebe não terá que responder nada, ou seja, pode ser o fim da comunicação.
