Muitas empresas se perguntam como podem aumentar a produtividade do time sem resvalar em um ambiente hostil e de muita pressão
Como estimular a produtividade de forma inteligente?
Como exercitar a influência de líderes e a organização e processos para que exista
método e se trabalhe bem o foco?
São essas perguntas que viemos responder para ajudar você e sua equipe nesta
questão tão essencial. Aqui estão 10 das principais táticas para maximizar a
eficácia.
Foco no foco
Estabelecer o foco no foco pode parecer óbvio, mas certamente não é. Quantas
pessoas não conseguem discernir o urgente de prioridade ou importante ou mesmo
descartar atividades do dia a dia? Treinar sua equipe e fazê-la entender a escalar as
atividades a serem realizadas no contexto geral auxiliará no autogerenciamento e
comprometimento da execução semanal ou mensal. Portanto, você pode compartilhar a Matriz GUT (Gravidade, Urgência, Tendência) ou a Matriz de Priorização.
Para melhorar a produtividade defina lembretes
Calendários inteligentes e aplicativos de lembrete como o próprio Google Agenda,
Trello ou Todoist ajudam a equipe a monitorar o que precisa ser feito. Dessa forma, defina alertas
e notificações de assuntos importantes no nível da equipe e faça com que os
indivíduos definam suas próprias tarefas no mesmo local.
Revise as metas diariamente (ou pelo menos regularmente)
Definir metas é uma das partes mais importantes de qualquer estratégia de
negócios. Mas metas não significam nada se não forem revisadas e revistas de
forma consistente. Depois de estabelecer metas claras, certifique-se de que todos
tenham uma maneira de verificar o progresso diariamente. Se diariamente não fizer
sentido em um determinado cenário, então, defina expectativas realistas, como enviar
resumos semanais de progresso ou descubra outra forma que funcione dentro da
sua organização. O que você pode fazer para revisar as metas?
Minimize atividades que desperdiçam tempo
Seja em casa ou no escritório, inúmeras coisas podem desviar nossa atenção do
trabalho. Como organizar a agenda?
● Reuniões: limite o número de reuniões que você tem, o tempo das reuniões e quem
participa delas. Se uma reunião for absolutamente necessária, ela deve ter uma
agenda clara e focada e já preparada com perguntas. Lembre de verificar o output –
ou seja, resultado ou conclusão da reunião.
● E-mails: Utilize CAT (Call to Action) para que as respostas sejam compartilhadas de
forma mais rápida. Organizar os e-mails em tópicos facilita também a leitura do
leitor, agilizando também os retornos que você precisa.
● Colegas de trabalho: forneça oportunidades para que as pessoas se encontrem,
ofereça happy hours presencialmente ou em vídeo e incentive outras atividades
para se conectar fora do horário de trabalho.
● Procrastinação: a melhor maneira de evitar a procrastinação é através de prazos e
responsabilidades claramente definidos. Assim, cada pessoa que tem um prazo para seu
projeto deve ter alguém acompanhando, garantindo que a meta seja atingida. Você
também pode usar ferramentas de rastreamento de metas como Coach.me ou
ATracker.
Use aplicativos de produtividade
A tecnologia pode ser nossa maior ajuda e nossa maior distração. Então, quando usados
para o bem, os aplicativos podem aumentar significativamente a produtividade dos
negócios. Alguns dos aplicativos de produtividade mais populares incluem, por exemplo: Todoist,
Evernote e Asana.
Motive sua equipe
Uma das estratégias de crescimento de negócios mais desafiadoras é manter os
colaboradores de sua equipe motivados. O “como” pode ser diferente para
praticamente qualquer pessoa a quem você perguntar. Portanto, é crucial ter uma
compreensão clara do que é mais importante para cada pessoa com quem você
trabalha.
Encontrar um equilíbrio entre motivação intrínseca e extrínseca é a chave para
alcançar o ponto ideal de produtividade. Por exemplo, a motivação intrínseca faz com que o
colaborador tenha o desejo de entregar resultados para sua própria satisfação
pessoal. Por outro lado, a motivação extrínseca pode trabalhar com recompensas
externas por alcance de metas, como dia de bônus de aniversário, dias extras de
férias, uma experiência diferente.
Multitarefas não é sinônimo de produtividade
Muitas pessoas afirmam ser multitarefas, mas, na realidade, é imprescindível
trabalhar com a ideia de urgente, prioridade, importante e focar a atenção em uma
coisa de cada vez. Vários estudos mostraram que a multitarefa pode afetar
negativamente a produtividade individual em até 40%. Delegue tarefas para quem é
melhor nelas ou disposto a assumi-las (em vez de delegar apenas por função ou
título). Definir expectativas realistas também minimiza a necessidade de fazer
malabarismos com muitas coisas ao mesmo tempo.
Ofereça um programa de bem-estar
O bem-estar abrange a saúde física e mental e ambas podem melhorar a
produtividade. De acordo com a Harvard Business Review, pessoas com forte
saúde mental são 23% mais produtivas e funcionários fisicamente saudáveis são
17% mais produtivos.
Então, benefícios como planos de perda de peso, exames de saúde ou programa de
exercício coletivo são ótimas estratégias que ajudam as equipes a melhorar sua
produtividade geral, percebendo a pessoa com um ecossistema.
Mantenha as coisas simples
Embora ter uma estratégia de produtividade seja fundamental, ela não precisa ser
elaborada e complexa. Criar um plano simples e focado com etapas e resultados
claros ajuda as pessoas a se concentrarem na tarefa e as prepara para o sucesso.
Mapeie metas SMART com tarefas específicas e realizáveis, para que todos saibam
exatamente o que fazer.
Faça reuniões individuais
Por isso, muitas pessoas não conseguem se comunicar abertamente e compartilhar suas
ideias no local de trabalho, seja com o líder ou com os colegas. Para promover a
inclusão, estabeleça contatos e conexões individuais através de reuniões regulares
ou bate-papos para discutir a carga de trabalho, metas e dificuldades com a missão
de melhorar o desempenho e a experiência geral.
Qual estratégia ajudará sua equipe a melhorar a produtividade dos negócios?
Em resumo, uma melhor produtividade começa pelos líderes fornecendo
estruturas viáveis para o sucesso. É importante descobrir o que motiva equipes e
indivíduos, desde definir lembretes até oferecer bônus, premiação e programas de
bem-estar.
Compartilhe conosco as ideias que você utilizou com a sua equipe.
