Você já quis que o dia tivesse mais de 24h para dar conta de tudo? Tem dificuldade em equilibrar as demandas do trabalho e da vida pessoal? Ou que já teve a sensação de que, apesar de todo o esforço, não está avançando em suas metas?
Antes de seguir para o artigo, já adianto: você não precisa dar conta de tudo, precisa organizar e priorizar. Gerenciamento de tempo significa que você sabe organizar sua agenda para realizar seus projetos no prazo e com eficiência, ela envolve a definição de prioridades, organização de tarefas e a otimização do uso do tempo para alcançar maior produtividade.
Sua agenda de trabalho deve servir de base quando se trata de gestão de tempo, mas não basta. Estabeleça metas diárias e semanais para o que você gostaria de realizar e não tenha medo de reservar um tempo em sua agenda para se concentrar nas suas atividades.
Quando você utiliza o gerenciamento de tempo, consegue aumentar a produtividade e reduzir o estresse no trabalho porque você a utiliza as horas do seu dia de maneira mais estratégica, focando no que é importante. Dentre as vantagens de otimizar o tempo, podemos citar a:
- Maior produtividade: Quando você prioriza tarefas importantes, elimina distrações, você realiza mais em menos tempo.
- Melhoria na qualidade de vida: Um planejamento adequado permite que você tenha tempo tanto para suas responsabilidades quanto para suas atividades de lazer.
- Redução do estresse: Com uma boa gestão do tempo, o sentimento de urgência diminui, uma vez que você consegue lidar com as demandas de maneira mais organizada.
- Aumento da satisfação pessoal e profissional: Quando as metas são cumpridas com eficiência, há um sentimento de realização tanto no trabalho quanto na vida pessoal.
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Benefícios de Gerenciar Bem o Tempo no Ambiente de Trabalho
Priorizar é gerir o tempo de forma otimizada para que o “first things first” (primeiro as coisas mais importantes) aconteça no seu dia a dia e evite a procrastinação.
Priorizar envolve o planejamento e a execução voltadas para um melhor aproveitamento do tempo. Esse processo impacta diretamente na organização das áreas.
Para áreas com muitas demandas urgentes e que precisam de elaboração de estratégias de longo prazo, uma organização pautada na gestão de tempo garante que as tarefas críticas sejam atendidas sem atrasos.
Aqui na Fala Company nós utilizamos o método UPI. Mas afinal, o que é UPI? UPI é uma abreviação que representa a separação das demandas diárias em colunas que indicam o que é urgente, prioritário e importante.
- Urgente – tudo que você precisa finalizar no próprio dia e não pode adiar.
- Prioridade – aquelas atividades que precisam de sua atenção, mas podem esperar até amanhã ou mais alguns dias.
- Importante – o que precisa ser lembrado, mas não é prioridade, nem urgente no momento.
Estabelecer essa prática de classificar nossas tarefas diárias em UPI tem sido extremamente eficaz para manter o foco e a produtividade na Fala.
Você lembra do provérbio “Tempo é dinheiro” criado por Benjamin Franklin? Embora essa frase gere muitas discussões, é preciso dizer que ela não é tudo. Precisamos lembrar que vivemos dias com rotinas mais cheias, com mais adversidades, ocupações e demandas que surgem do nada, e é exatamente por isso que precisamos calcular bem o tempo que disponibilizamos para cada tarefa.
Quando “calculamos” ou identificamos nossos sabotadores do tempo, conseguimos:
- Melhorar a gestão do tempo, estamos mais aptos a fornecer respostas rápidas e soluções eficazes para os problemas.
- Gerir o tempo de forma eficaz, permitindo alocar recursos adequados para iniciativas estratégicas, como, por exemplo, Programas de Desenvolvimento de Liderança e Programas de Melhoria Contínua, alinhando-se aos objetivos organizacionais.
Principais Técnicas de Gestão de Tempo
Matriz de Eisenhower
Essa é uma ferramenta poderosa para ajudar na organização das tarefas e na priorização. Ao aplicar a matriz, você consegue visualizar claramente quais são as atividades que demandam sua atenção imediata e quais podem ser delegadas, eliminadas ou adiadas.
Funciona assim:
- Urgente e Importante (Faça agora): tarefas críticas que precisam ser feitas imediatamente, como crises ou prazos próximos.
- Importante, mas não urgente (Planeje): são fundamentais para seus objetivos a longo prazo, como desenvolvimento pessoal, planejamento estratégico ou trabalho que pode ser feito gradualmente.
- Urgente, mas não importante (Delegue): tarefas que precisam de atenção rápida, mas que não têm impacto significativo no longo prazo. Delegue, se possível.
- Não é urgente ou importante (Elimine): distrações que podem ser eliminadas ou deixadas para depois, como atividades improdutivas ou procrastinação.
Técnica Pomodoro
Muitos já devem conhecer a clássica técnica pomodoro que envolve trabalhar em blocos de tempo, geralmente de 25 minutos, seguidos por breves intervalos. Esta abordagem ajuda a manter o foco e a aumentar a produtividade, evitando o esgotamento mental.
No intervalo, relaxe mesmo. Beba um café, um chá, converse com pessoas, faça algo por você e saia do piloto automático.
Regra dos dois minutos
Essa é uma técnica simples de gestão de tempo popularizada por David Allen, autor do método GTD. A ideia central é: se uma tarefa pode ser concluída em dois minutos ou menos, faça-a imediatamente.
Por exemplo:
- Ao se deparar com uma tarefa rápida (como responder a um e-mail, responder whatsapp, organizar um documento, fazer um checklist ou fazer uma ligação), avalie se ela pode ser feita em até dois minutos.
- Se a resposta for sim, não adie. Faça-a agora e tire-a da sua lista.
Método GTD
O Método GTD (Getting Things Done), também desenvolvido por David Allen em seu livro “Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity”, é uma abordagem estruturada para organizar tarefas e projetos de maneira eficiente. Você precisa limpar a sua mente de distrações antes de assumir uma tarefa.
O método se baseia em cinco passos:
- Coletar: reúna tudo que precisa ser feito em um sistema externo (como um aplicativo de tarefas ou uma lista), evitando depender da memória.
- Processar: avalie cada tarefa e decida a ação necessária. Pergunte-se: “Essa tarefa exige uma ação imediata?” Se sim, decida o próximo passo concreto.
- Organizar: classifique as tarefas em categorias apropriadas (projetos, ações de curto prazo, coisas a delegar) e organize-as com base em prioridade, prazo ou contexto.
- Revisar: revise suas listas e projetos regularmente para garantir que está acompanhando o progresso e ajustando conforme necessário.
- Executar: execute as tarefas com base na prioridade e contexto. O foco aqui é fazer uma coisa de cada vez, com clareza do que precisa ser feito.
Análise de Pareto
Também conhecida como a regra 80/20, a Análise de Pareto sugere que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. Identifique quais tarefas produzem os maiores impactos e concentre-se nelas.
Essa técnica utiliza estatísticas nas tomadas de decisões permitindo selecionar e priorizar um número pequeno de ações capazes de produzir grandes resultados.
Lei de Parkinson
Você já adiou um projeto até o último minuto, mesmo sabendo que levaria apenas algumas horas para concluí-lo?
Como chamaria esse adiamento? Podemos chamar de procrastinação, mas percebemos que é um exemplo clássico da Lei de Parkinson em ação. Usa-se todo o tempo que se tem à disposição. Ou você usa o tempo para concluir a tarefa mais lentamente, ou procrastina e a finaliza pouco antes do prazo.
Infelizmente, os prazos nem sempre aumentam a nossa produtividade, mas entender a Lei de Parkinson e encontrar formas de superá-la pode mudar a forma como trabalhamos e entendemos prazos e entregas.
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Como Otimizar o Tempo no Trabalho
Utilize o método SMART e defina objetivos específicos e mensuráveis para você. Objetivos claros fornecem um guia sobre o que se espera alcançar, facilitam a avaliação e permitem ajustes conforme necessário. Para serem eficazes, os objetivos devem ser:
- Específicos: definir claramente o que se deseja alcançar.
- Mensuráveis: determinar como o sucesso será medido.
- Atingíveis: ser realistas e alcançáveis dentro do contexto e dos recursos disponíveis.
- Relevantes: estar alinhados com as metas e necessidades da organização.
- Temporais: ter um prazo definido para a realização.
Um dos pilares para manter a motivação é estabelecer metas claras e convincentes. Veja como definir seus objetivos de forma eficaz.
Definição de metas SMART: a estrutura SMART fornece uma abordagem estruturada para estabelecer metas, garantindo que seus objetivos sejam específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado. Essa clareza permite fácil acompanhamento e avaliação, o que é essencial para manter a motivação.
Metas de longo prazo x metas de curto prazo: para manter a motivação, separe as metas de longo curto prazo. As metas de longo prazo fornecem direção e propósito, enquanto as metas de curto prazo servem como etapas gerenciáveis que impulsionam você em direção aos seus objetivos maiores.
As metas de curto prazo, por outro lado, criam etapas viáveis para alcançar suas metas de longo prazo. Esses são os marcos que você precisa alcançar para progredir. Eles dão a você uma sensação de realização e fornecem motivação ao longo do caminho. As metas de curto prazo podem variar em duração, desde tarefas diárias até objetivos mensais. Chegar a uma meta menor e de curto prazo é muito menos assustador do que buscar um objetivo de uma só vez. Isso pode reduzir significativamente a sobrecarga e a ansiedade.
Utilize aplicativos e ferramentas para ajudar no gerenciamento de tempo, como:
Software de gestão de projetos
Muitas pessoas são visuais, então ferramentas como Trello, Asana, Click-up e Monday.com ajudam a organizar e priorizar tarefas, permitindo uma visão clara das atividades pendentes e do progresso dos projetos.
Runrun.it
Essa ferramenta possui alguns recursos que não encontramos no Trello, tais como a contagem de tempo para realizar uma tarefa (com botão de play e pause) e também (inter) dependências entre tarefas. Mensure o tempo gasto em cada tarefa e identifique o que é necessário que aconteça para que uma tarefa possa ser iniciada ou entregue.
Por ter recursos mais avançados, a Runrun.it é um gerenciador de tarefas e projetos voltado para empresas e corporações que possuem mais colaboradores.
Todoist
A Todoist é uma ferramenta que faz a gestão do tempo de forma simples e prática. É intermediária entre o Trello e a Runrun.it
Ela possui um design clean e oferece bons recursos para se trabalhar em equipe. A ferramenta permite que você trabalhe com tarefas, subtarefas, projetos e subprojetos e também conta com notificações, gráficos de produtividade e tudo aquilo que uma boa ferramenta precisa ter.
Hubstaff
A Hubstaff é uma ferramenta de gestão do tempo que possui a funcionalidade de controle das horas investidas em cada tarefa, possui relatórios de produtividade, monitoramento GPS e outras funções diferenciadas. É excelente para otimizar o tempo de equipes de trabalho, principalmente em empresas de médio e grande porte. É paga.
RescueTime
O RescueTime é uma ferramenta de gestão do tempo muito semelhante ao Hubstaff, com o diferencial de oferecer um relatório sobre a quantidade de horas utilizadas no trabalho e procrastinando. Além disso, o monitoramento pode ser feito de forma integrada, mostrando aos colaboradores formas de utilizar melhor seu tempo.
Aplicativos de lista de tarefas
Aplicativos como Microsoft To Do e Google Keep facilitam a criação e gerenciamento de listas de tarefas, com opções para definir prazos, lembretes e prioridades.
Calendário digital
Usar calendários digitais como Google Agenda ou Outlook permite agendar reuniões, compromissos e tarefas, garantindo que o tempo seja alocado de forma eficiente e que não haja conflitos de agenda.
Ferramentas de automação
Ferramentas de automação, como Zapier, Moosend e If This Then That (IFTTT), podem automatizar tarefas repetitivas, liberando tempo para atividades mais estratégicas e de maior valor.
Evite distrações, ao começar um novo projeto, organize seu ambiente de trabalho de modo que as distrações visuais e sonoras sejam minimizadas. Use fones de ouvido com música instrumental ou ruído branco se trabalhar em um ambiente ruidoso. Caso precise de 100% de foco, desative a notificação de celulares e aplicativos para não tomarem seu tempo.
O Impacto de Uma Boa Gestão de Tempo na Carreira
A gestão do tempo é importante para o sucesso na carreira, porque ajuda na produtividade, na confiabilidade e cria oportunidades de desenvolvimento e liderança. Os líderes podem orientar os colaboradores incentivando e ensinando como planejar, definir expectativas claras e promover os treinamentos citados anteriormente para estimular o time. Além disso, na hora de implementar políticas de otimização de tempo, podem adotar horários flexíveis, usar ferramentas de gestão de projetos e fomentar uma cultura de feedback e melhoria contínua.
Por exemplo:
1 – Faça com que cada time estabeleça metas claras e específicas com prazo definido, isso ajudará a direcionar os esforços para as atividades mais importantes e evitar distrações.
2 – Verifique que tarefas pode delegar ou compartilhar. Identifique as competências e habilidades de cada colaborador da equipe e atribua tarefas que aproveitem essas fortalezas, garantindo que cada atividade seja realizada de maneira eficiente.
3 – Revise regularmente as prioridades e o uso do tempo, fazendo ajustes necessários para se adaptar a novas demandas e circunstâncias. Realize reuniões periódicas – mais curtas! – para avaliar o progresso e redefinir prioridades conforme necessário.
Como Implementar Técnicas de Gestão de Tempo na Sua Rotina
- Estabeleça metas diárias e semanais
- Utilize a matriz de Eisenhower
- Aplique a técnica Pomodoro
- Implemente a regra dos dois minutos
- Use ferramentas de gestão de tarefas
- Revise regularmente suas prioridades
- Delegue
Se estiver procurando treinamentos para você ou para a sua equipe, fale com a Fala! Temos um time de especialistas prontos para atender você. Temos diversos treinamentos que vão ajudar você no gerenciamento de tempo, e se preferir também podemos co-criar algo totalmente personalizado para atender a sua necessidade!
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Lembre-se de que pequenas mudanças na gestão de tempo podem gerar impactos profundos na carreira e no bem-estar.
Contate-nos por e-mail: comercial@falacompany.com
